Dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej cz. 1 — procedura w 7 krokach
Po długich przemyśleniach lub całkiem spontanicznie podjąłeś decyzję, że zakładasz swoją działalność. Brawo! Gratuluję. Dobrze byłoby mieć na start trochę oszczędności, bo ZUSy, opłaty i pozostałe koszty nie opłacą się same. Oprócz tego każdy biznes wymaga pewnych początkowych nakładów na zakup towarów czy narzędzi niezbędnych w Twojej pracy. Nie zapominajmy też o reklamie, która jest szczególnie ważna, jeśli stawiasz pierwsze kroki na rynku i Twoi potencjalni klienci jeszcze nie wiedzą, że istniejesz. Tutaj właśnie z pomocą przychodzą instytucje, które oferują pomoc finansową początkującym biznesmenom w postaci wszelkiego typu dotacji.
W tym artykule skupię się na wsparciu, którego udziela Powiatowy Urząd Pracy, ponieważ sama skorzystałam z tej opcji. O wielu sprawach wówczas nie wiedziałam lub nie myślałam, dlatego podzielę się z Tobą moimi doświadczeniami i udzielę kilka wskazówek, które ułatwią przejście całego procesu.
UWAGA! Ogólna zasada postępowania jest taka sama we wszystkich Urzędach Pracy w kraju, ale niektóre punkty regulaminu, a także druki, mogą się różnić. Informacje, które przekazuję, dotyczą Powiatowego Urzędu Pracy w Zamościu.
Procedura konkursowa dofinansowania podjęcia działalności gospodarczej:
- Złożenie dokumentów
- Weryfikacja
- Rozmowa z komisją
- Szkolenie
- Zabezpieczenie finansowe dotacji
- Podpisanie umowy
- Rozliczenie zakupów
Czekając na uruchomienie programu, przygotuj sobie plan działania. Na początek zastanów się dobrze nad swoim biznesem. Co chcesz robić? Dla kogo? Jakich narzędzi potrzebujesz? To ostatnia chwila, żeby dokładnie przemyśleć najistotniejsze kwestie (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś) a odpowiedzi będą niezbędne podczas tworzenia biznesplanu.
Kto może otrzymać dotację?
Każdy Urząd określa jasne wytyczne, kto może ubiegać się o dofinansowanie. W moim przypadku kryteria były następujące:
Środki na podjęcie działalności gospodarczej mogą być przyznane osobie bezrobotnej lub absolwentowi Centrów Integracji Społecznej lub Klubów Integracji Społecznej oraz opiekunowi, jeżeli:
- Nie korzystał/a z bezzwrotnych środków z Funduszu Pracy lub innych bezzwrotnych funduszy publicznych na podjęcie działalności gospodarczej lub rolniczej, założenie lub przystąpienie do spółdzielni socjalnej.
- Nie posiadał/a wpisu do ewidencji działalności gospodarczej a w przypadku posiadania, działalność w ramach tego wpisu została zakończona w dniu przypadającym w okresie przed upływem co najmniej 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku (nie dotyczy opiekuna),
- Nie podejmie zatrudnienia w okresie 12 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia działalności gospodarczej oraz nie złoży w tym okresie wniosku o zawieszenie jej wykonywania.
- Nie był/a karana w okresie 2 lat przed dniem złożenia wniosku za przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu w rozumieniu ustawy z dnia 06.06.1997r. Kodeks Karny.
- Nie złożył/a wniosku o przyznanie środków na podjęcie działalności gospodarczej lub środków na przystąpienie do spółdzielni socjalnej lub założenie spółdzielni, do innego starosty.
- w okresie ostatnich 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających dzień złożenia wniosku nie odmówił/a bez uzasadnionej przyczyny przyjęcia propozycji odpowiedniej pracy, lub innej formy pomocy określonej w ustawie oraz udziału w działaniach w ramach Programu Aktywizacja i Integracja, z własnej winy nie przerwał/a szkolenia, stażu, realizacji indywidualnego planu działania, udziału w ramach Programu Aktywizacja i Integracja, wykonywania prac społecznie użytecznych lub innej formy pomocy określonej w ustawie, po skierowaniu podjął/a szkolenie, przygotowanie zawodowe dorosłych, staż, prace społecznie użyteczne lub inną formę pomocy określoną w ustawie z dnia 20 kwietnia 2004r. – o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
Więcej informacji na stronie Powiatowego Urzędu Pracy w Zamościu: Klik
Złożenie dokumentów
Pierwszy etap polega na złożeniu do Urzędu dwóch pierwszych dokumentów z listy: wniosku oraz formularza pomocy de minimis. Jeśli nie korzystałeś wcześniej z formy pomocy de minimis, wypełnienie formularza nie zajmie Ci wiele czasu, bo większość pozycji nie będzie Cię dotyczyła.
Najważniejsze w tym momencie jest udzielenie dokładnych i wyczerpujących informacji we wniosku, który zawiera takie elementy jak biznesplan i zestawienie kosztów, które należy ponieść, aby Twój biznes ruszył. Na tym etapie warto skonsultować się z księgowym, żeby wybrać optymalną dla Twojej działalności formę opodatkowania. Te informacje będziesz musiał umieścić we wniosku, a także będą miały one wpływ na rozliczenie przyszłych zakupów.
Pamiętaj, że jeśli zamierzasz złożyć wniosek o dofinansowanie, musi na to wyrazić zgodę również Twój współmałżonek/współmałżonka.
Wypełnienie tego dokumentu, to najbardziej pracochłonna i wymagająca część całej procedury. Od tego, co znajdzie się w środku, będzie zależało czy dostaniesz dotację (o ile spełniasz warunki przyznania środków). W tym właśnie miejscu możesz zabłysnąć i opisać planowany przez Ciebie biznes, a także przedstawić wszelkie wydatki, które zamierzasz ponieść. Twoim zadaniem jest przekonać Komisję, że wszystko przemyślałeś, skalkulowałeś i rozważyłeś każde ryzyko, które może zagrozić firmie. Weź pod uwagę, że przedstawiasz projekt osobom, które nie muszą znać specyfiki danej branży. Dlatego pisz w zrozumiały sposób, używaj przyjaznego języka i tłumacz pojęcia. Oczywiście bez przesady… Nie popadaj w skrajności i nie twórz poradnika biznesowego dla pięciolatków. Zadbaj, żeby treść wniosku była przejrzysta i zrozumiała.
We wniosku musi być zawarta informacja o sposobie zabezpieczenia finansowego dotacji. Do wyboru mamy opcję poręczenia dwóch osób fizycznych lub blokadę lokaty terminowej. Wydaje Ci się w tej chwili mało ważne, którą opcję wybierzesz? Błąd! Większość osób decyduje się na poręczenie, bo wydaje się prostsze w realizacji. Informacje o tym, jakie pułapki czekają na Twoich żyrantów, znajdziesz w dalszej części artykułu, ponieważ dotyczą one kolejnych etapów postępowania.
Weryfikacja.
Po upływie terminu składania dokumentów następuje weryfikacja i ocena podań. Komisja rozpatruje tylko kompletne i prawidłowo wypełnione wnioski, o czym Urząd powinien poinformować Cię już w ogłoszeniu o rozpoczęciu konkursu. Dobra wiadomość jest taka, że pracownicy Urzędu Pracy są naprawdę pomocni i wyrozumiali, więc jeśli znajdą w Twoim wniosku jakieś drobne niedociągnięcia (DROBNE), jest duża szansa, że zostaniesz poproszony o uzupełnienie lub poprawę.
Kryteria oceny są dostępne dla uczestników na stronie Urzędu Pracy właściwego dla Twojego miejsca zamieszkania. Warto się z nimi zapoznać przed przystąpieniem do wypełniania wniosku, co pozwoli Ci się skupić na najważniejszych kwestiach.
Teraz pozostaje tylko czekać z bijącym sercem na telefon z Urzędu, z informacją o decyzji Komisji. Przyznam się, że ja nie wytrzymałam i zadzwoniłam pierwsza, żeby poznać wyniki Konkursu. Uszczęśliwiona pozytywnym wynikiem, czekałam cierpliwie na informacje o dalszym postępowaniu.
Rozmowa z komisją.
Standardowa procedura konkursowa, przewiduje również rozmowę Wnioskodawcy z Komisją. Jest to okazja do zaprezentowania swojego projektu i rozwiania ewentualnych wątpliwości urzędników. Jednak ze względu na pandemię, etap ten obecnie jest pomijany i decyzja o przyznaniu środków zostaje podjęta wyłącznie na podstawie złożonego wniosku.
Szkolenie.
Twój wniosek zdobył wystarczającą liczbę punktów i przyznano Ci dotację? Gratuluję! Ale to jeszcze nie koniec i z otwarciem szampana przyjdzie jeszcze chwilę poczekać.
Jeśli znalazłeś się w gronie szczęśliwców, którym została przyznana dotacja, spodziewaj się informacji z Urzędu o konieczności odbycia szkolenia, które jest obowiązkowe. Szkolenie, w którym brałam udział nosiło nazwę “ABC przedsiębiorczości” i miało na celu zapoznanie przyszłych przedsiębiorców z podstawami prowadzenia własnego biznesu oraz obowiązkami, które się z tym wiążą. Długość i rodzaj szkolenia różni się nawet w kolejnych edycjach konkursu, dlatego nie będę wdawać się w szczegóły.
Zabezpieczenie finansowe dotacji.
Po otrzymaniu certyfikatu potwierdzającego zaliczenie szkolenia należy dostarczyć do Urzędu także poświadczenie zabezpieczenia finansowego dotacji. W zależności od tego, którą z opcji wybrałeś, może to być potwierdzenie z banku o blokadzie lokaty terminowej lub poświadczenie dwóch osób fizycznych.
Uwaga!
W przypadku poświadczenia żyranci muszą się stawić w Urzędzie Pracy osobiście, w celu podpisania zaświadczenia. Dodatkowa trudność pojawia się, jeśli Twoi żyranci posiadają współmałżonków i nie mają rozdzielności majątkowej. W takim wypadku potrzebna jest również zgoda współmałżonka, na udzielenie poręczenia majątkowego. Wbrew pozorom takie wymogi często okazują się dość problematyczne do spełnienia. Znam kilka przypadków, gdzie współmałżonek wnioskodawcy lub żyranta przebywał za granicą i nie było możliwości złożenia podpisu.
Podpisanie umowy.
Skoro przeszedłeś pomyślnie wcześniejsze etapy, pozostaje podpisanie umowy o dofinansowanie. Kiedy Urząd przygotuje dokument, zostaniesz zaproszony do swojego PUP, aby zapoznać się z treścią Umowy i złożyć podpis. Nie śpiesz się. Przeczytaj dokładnie cały dokument i sprawdź, czy na pewno jesteś świadomy wszystkich zobowiązań. Szkoda byłoby stracić fundusze, przez zwykłą nieuwagę i nieświadomość pewnych restrykcji.
W ciągu kilku dni od podpisania umowy dotacja powinna wpłynąć na podany przez Ciebie numer konta.
Uwaga!
- Dostarcz do Urzędu potwierdzenie wpływu funduszy na konto. Informację odnośnie terminu dostarczenia znajdziesz w umowie.
- Załóż firmę dopiero po upływie 24h od wpłynięcia dotacji na Twoje konto. Nie wcześniej.
- Każdy zrobiony zakup musi być udokumentowany fakturą lub umową sprzedaży, na której widnieć mają Twoje dane i NIP firmy. Do każdego dokumentu należy dostarczyć także potwierdzenie zapłaty.
- Zakupy od członków rodziny nie będą brane pod uwagę w rozliczeniu dotacji.
Rozliczenie wydatków.
Masz już pieniądze na koncie, założyłeś działalność, więc pora zająć się zakupami. Na wykonanie tego zadania masz 2 miesiące od dnia założenia firmy. Niby dużo, ale… niekoniecznie. Weź pod uwagę, że zapewne większość potrzebnych przedmiotów będziesz zamawiał przez internet, a z dostępnością może być różnie. Tak samo z terminem dostawy. Nie czekaj do ostatniej chwili!
Więcej informacji o niuansach rozliczeniowych znajdziesz w trzeciej części artykułu.
Więcej szczegółów na temat rozliczenia wydatków znajdziesz w drugiej części artykułu: Dofinansowanie podjęcia działalności gospodarczej cz. 2 – Wady i zalety dotacji
Tak w skrócie wygląda cała procedura konkursowa dla osób , które starają się o dofinansowanie z Urzędu Pracy. Jakie pułapki możesz napotkać na drodze do otrzymania dotacji? Co wpisać we wniosku, żeby przekonać Komisję do swojego biznesu? Czy mogę wprowadzić zmiany w liście zakupów? Na te i inne pytania odpowiem wkrótce w kolejnych częściach artykułu. Zapraszam do lektury!