Kim jest Wirtualna Asystentka?
Wirtualna Asystentka, Virtual Assistant, Virtual Manager, WA, VA, VM czy potrafisz powiedzieć, co się kryje pod tymi hasłami? Jeśli nic konkretnego nie przychodzi Ci na myśl, to biegnę z wyjaśnieniem!
Odkąd postanowiłam postawić na własny biznes i zdecydowałam się działać jako wirtualna asystentka, często rozmowa z dalszą rodziną, czy znajomymi przybiera podobny kształt:
No właśnie. Czym się właściwie zajmuję?
Z definicji, asystentka to osoba, która pomaga specjaliście przy wykonywaniu jego pracy. Nie powinniśmy jednak mylić jej z sekretarką, co niektórym się zdarza.
Główne zadania Wirtualnej Asystentki, to:
- Tworzenie stron internetowych
- Obsługa social media
- Zarządzanie kalendarzem
- Obsługa klienta (mailowa, telefoniczna, odpowiedzi na zapytania w SM)
- Research
- Sporządzanie raportów, analiz oraz innej dokumentacji
- Tworzenie, redagowanie i korekta tekstów
- Projektowanie prostych grafik na blog, media społecznościowe
- Pomoc w składaniu e-booków
- Obsługa stron i sklepów internetowych
- Edycja i montaż podcastów
Rolą wirtualnej asystentki jest wpieranie swojego Klienta w ustalonym obszarze działań. Może to być pomoc w prowadzeniu biznesu, hobby czy prywatnych spraw Klienta. Najlepiej będzie, jeśli posłużę się tutaj przykładami.
Wsparcie dla rozwijającego się biznesu
Przykład 1.
Marek prowadzi sklep z artykułami elektrycznymi. Po kilku latach stacjonarnej sprzedaży postanowił rozszerzyć obszar dystrybucji, więc założył sklep internetowy. Ma doświadczonych pracowników, którzy zajmują się sprawami technicznymi i logistyką oraz zamówił profesjonalną kampanię marketingową w jednej ze znanych agencji. Wraz z rozwojem działalności pojawiły się dodatkowe zadania, na które niestety nie starcza czasu ani jemu, ani jego pracownikom.
- wzrosła ilość zapytań od klientów, na które należy na bieżąco odpowiadać,
- co jakiś czas asortyment powiększa się o nowe produkty, które trzeba dodać do sklepu internetowego razem z aktualnymi opisami,
- sklep internetowy wymaga stałej obsługi (aktualizacji, wykonywania kopii zapasowych, sprawdzania poprawności działania),
- pojawiła się konieczność aktywnego prowadzenia mediów społecznościowych,
- zaistniała potrzeba informowania klientów o nowych produktach i promocjach.
Początkowo Marek część z tych zadań wykonuje samodzielnie, a część rozdziela między pracowników, którzy muszą pracować po godzinach. Po pewnym czasie wszyscy są przemęczeni dodatkowymi obowiązkami, a efekty nie są satysfakcjonujące, ponieważ nikt z zespołu nie ma doświadczenia i odpowiednich umiejętności. Właściciel firmy zaczyna zastanawiać się nad zatrudnieniem kolejnego pracownika, ale:
- musi znaleźć osobę, która potrafi wykonać wszystkie potrzebne zadania, co nie jest łatwe,
- zakres działań zmienia się sezonowo. Czasem pracy jest więcej, a czasem dużo mniej, co utrudnia określenie systemu pracy,
- czas wykonywania zadań waha się między 20 a 80 godzin w miesiącu. Nie ma zatem potrzeby zatrudniać pracownika na cały etat.
Co Marek zyska współpracując z Wirtualną Asystentką?
- Profesjonalne i terminowe wykonanie. Większość asystentek ma doświadczenie w prowadzeniu mediów społecznościowych, zna WordPress, więc bez problemu przejmie opiekę nad sklepem internetowym, a także świetnie radzi sobie z obsługą klienta.
- Płacisz tylko za realny czas pracy WA i możesz zlecać jej zadania tylko wtedy, gdy naprawdę potrzebujesz pomocy. Wirtualna asystentka wystawi fakturę, którą będziesz mógł zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.
- Nie ponosisz dodatkowych kosztów, jak szkolenie czy wyposażenie asystentki. Zarówno zakup odpowiedniego sprzętu i oprogramowania, jak i ciągłe podnoszenie kwalifikacji leżą w gestii WA.
- Zyskujesz zaufanego pracownika, który zapewnia dyskrecję i odpowiednią ochronę wszelkich informacji oraz danych osobowych Twoich i Twoich klientów.
Wsparcie dla twórców internetowych
Przykład 2.
Dorota pracuje na etacie w niewielkiej firmie. Ma męża, dwójkę dzieci i trzy urocze czworonogi, które przygarnęli w ciągu ostatnich kilku lat. Całą rodziną angażują się w pomoc potrzebującym zwierzakom i organizują akcje adopcyjne, dzięki którym bezdomne psy odnajdują nowy dom. Dorota prowadzi bloga na temat odpowiedniego wychowania i pielęgnacji psów i choć uwielbia pisać, znalezienie odpowiednich zdjęć i grafik zajmuje jej bardzo dużo czasu. Dużą trudność sprawia jej również tworzenie ulotek i plakatów informacyjnych, a na regularne publikowanie postów w mediach społecznościowych poświęca czas kosztem rodziny i przyjaciół. Wciąż wstrzymuje się również z publikacją swojego e-booka, bo nie ma wystarczających umiejętności na jego odpowiednie złożenie i uzupełnienie strony graficznej.
Co może zyskać Dorota na współpracy z Wirtualną Asystentką?
- Więcej czasu dla siebie i rodziny. Zadania graficzne, które Dorocie sprawiają tyle trudności, z powodzeniem wykona dla niej WA. Dzięki temu Dorota będzie mogła się skupić na tworzeniu ciekawych artykułów, a zamiast godzinami szukać odpowiednich ilustracji, będzie mogła swój czas poświęcić rodzinie.
- Możliwość realizacji bardziej ambitnych projektów. Zamiast marzyć o swoim własnym e-booku, planerze czy kalendarzu, po prostu go zrób. Zaplanuj to, co możesz wykonać samodzielnie, a resztę zadań przekaż wybranej asystentce. Wspólnie dopracujecie projekt i wprowadzicie go w życie.
- Większy zasięg działalności. Ograniczona ilość czasu sprawia, że często ograniczamy nasze działania do mniejszego obszaru. Dzięki pomocy wirtualnej asystentki możemy dotrzeć do większej ilości osób, poprzez regularne publikowanie przydatnych treści w mediach społecznościowych czy aktywne uczestnictwo w dyskusjach w podobnych tematycznie grupach.
Wsparcie dla zapracowanych
Przykład 3.
Radek zajmuje wysokie stanowisko w renomowanej firmie o międzynarodowym zasięgu. Uwielbia podróżować, więc cały czas wolny przeznacza na naukę języków obcych i planowanie kolejnych wycieczek. Do tego stara się prowadzić zdrowy tryb życia, regularnie ćwiczy i uważnie układa swoją dietę. Tak wiele zajęć sprawia, że często zapomina o umówionych wizytach, urodzinach swoich najbliższych i zbliżających się terminach.
W czym może Radkowi pomóc WA?
- Uporządkuje grafik zajęć. Asystentka szybko i wprawnie sporządzi odpowiedni grafik i umieści wszystkie zdarzenia w kalendarzu. W odpowiednim czasie przypomni o zaplanowanych spotkaniach, umówi wizytę u dentysty czy mechanika samochodowego.
- Wyszuka potrzebne informacje (research). Zamiast spędzać godziny na szukaniu odpowiedniego prezentu dla żony, Radek może zlecić to zadanie wirtualnej asystentce. Wystarczy sprecyzować rodzaj prezentu i kwotę, którą chce przeznaczyć, a asystentka znajdzie odpowiadające produkty i przedstawi zestawienie zawierające wybrane szczegóły, ostateczny wybór pozostawiając Radkowi.
Czy któraś z powyższych sytuacji jest podobna do Twojej? Jeśli tak, to bardzo prawdopodobne, że przydałaby Ci się pomoc Wirtualnej Asystentki. A może masz inne zadania, z którymi się zmagasz na co dzień, a które chętnie przekazałbyś komuś innemu?
Podsumowanie
Pamiętaj, że Wirtualna asystentka:
- Zawsze podchodzi do klienta indywidualnie. Nie bój się zapytać, czy poprosić o opinię, szczególnie gdy nie jesteś pewny, czy chcesz się decydować na współpracę.
- Pozostaje w cieniu i działa zza kulis. WA może doradzić, zasugerować pewne rozwiązania, zaoferować wsparcie, ale to klient jest osobą decyzyjną. Asystentka pomoże, ale nie poprowadzi firmy za Ciebie.
- Jest osobą dyskretną i godną zaufania. Zachowuje poufność powierzonych jej informacji i dba o ich ochronę.
- Interesuje się Twoim biznesem. Podstawą udanej współpracy jest wzajemne zrozumienie i bardzo dobra komunikacja między stronami. WA powinna być dociekliwa i dążyć do jak najlepszego poznania Twoich celów i specyfiki biznesu. Szczerze Ci powie, jakie zadania może dla Ciebie wykonać, a czego nie potrafi. Natomiast zlecając zadania swojej WA, koniecznie sprecyzuj swoje oczekiwania, bo choć czasem może się tak wydawać, to WA nie czytają w myślach.
- Ma szeroki zakres usług, ale nie jest specjalistą od wszystkiego. Wirtualna asystentka pomoże Ci w wielu różnych aspektach, ale nie stanowi agencji marketingowej, programisty, grafika, fotografa, sekretarki i informatyka w jednym.
- Możesz na nią liczyć, bo pomoże wtedy, kiedy tego najbardziej potrzebujesz. Być może teraz sam zajmujesz się wszystkimi aspektami swojego biznesu, ale Twoja firma się rozwija i zdarzają się momenty, kiedy przydałaby Ci się pomoc. Wirtualnej asystentce możesz zlecić zadania wtedy, kiedy jesteś najbardziej obciążony. Może to być jedno zlecenie lub wykupiony pakiet godzin, które wykorzystasz w ciągu miesiąca.
Mam nadzieję, że po przeczytaniu tego artykułu już nikt Cię nie zaskoczy pytaniem o Wirtualną Asystentkę, a jeśli interesują Cię konkretne usługi, zapraszam do zapoznania się z moją ofertą.